Wpływ KSeF na korzystanie z leasingu operacyjnego i zarządzanie flotą

KSeF od kilku tygodni jest na ustach wszystkich – nie bez powodu. Krajowy System e-Faktur wprowadza istotne zmiany w sposobie wystawiania i obiegu dokumentów księgowych. Dla wielu firm oznacza to konieczność dostosowania procesów, systemów i procedur. Przeczytaj i sprawdź, jakie zmiany wprowadza KSeF i jak Business Lease wspiera w ich wdrożeniu!

Podstawy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która porządkuje sposób wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur elektronicznych w Polsce. Dokumenty funkcjonują w ustrukturyzowanym formacie XML i są przechowywane w jednym systemie, gdzie każdej fakturze nadawany jest unikalny numer identyfikacyjny. 

Głównym celem KSeF jest wyeliminowanie papierowych faktur i zwykłych PDF-ów. Pełna cyfryzacja i automatyzacja oznacza mniej błędów, szybsze procesowanie oraz sprawniejsze rozliczanie z urzędami. Centralny system umożliwia zwiększenie stopnia automatyzacji księgowości oraz 10-letnią archiwizację faktur. Użytkownicy mają dostęp do aplikacji Ministerstwa Finansów, także mobilnej, co ułatwia korzystanie z systemu na różnych urządzeniach. 

Dla firm korzystających z leasingu i wynajmu długoterminowego oznacza to zmianę technicznego zaplecza, nie samego modelu rozliczeń.

Czy wszystkie faktury będą musiały być w KSeF od kwietnia 2026?

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur będzie wprowadzany stopniowo. Największe podmioty zostaną objęte nim od 1 lutego 2026 roku, a pozostali przedsiębiorcy (z kilkoma wyjątkami) od 1 kwietnia 2026 roku. Całkowite przejście na system cyfrowy jest planowane na początek 2027. Takie podejście daje firmom czas na dostosowanie zaplecza technicznego i organizacyjnego.

Ważnym elementem okresu przejściowego pozostają faktury uproszczone, które w przypadku flot dotyczą przede wszystkim wydatków na paliwo, płyny eksploatacyjne czy drobne części serwisowe. Do końca 2026 roku sprzedawcy mogą, ale nie muszą, przesyłać do KSeF faktury o wartości do 450 zł (lub 100 euro). Oznacza to, że przez pewien czas w obiegu będą funkcjonować zarówno dokumenty objęte systemem KSeF, jak i rozliczane w dotychczasowej formie.

Leasing i wynajem w dobie e-faktur – co się zmieni w praktyce?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur zmienia techniczny sposób obsługi dokumentów, ale nie zmienia zasad korzystania z leasingu operacyjnego. Faktury za raty leasingowe, wynajem pojazdów oraz usługi dodatkowe są wystawiane w nowym, ustrukturyzowanym formacie i przekazywane do centralnego systemu KSeF.

Dzięki automatyzacji obiegu dokumentów e-faktury są szybciej dostępne, łatwiejsze do archiwizacji i prostsze w dalszym przetwarzaniu księgowym. Ma to szczególne znaczenie w firmach zarządzających flotą, gdzie duża liczba pojazdów i umów generuje znaczną liczbę dokumentów – od faktur za sam wynajem, po faktury za serwis i paliwo. Teraz wszystkie FV będą w jednym miejscu i zawsze pod ręką.

Korzyści i wyzwania wdrożenia KSeF dla firm z flotą

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur porządkuje sposób obiegu dokumentów i ułatwia kontrolę nad rozliczeniami, co w przypadku leasingu i zarządzania flotą ma szczególne znaczenie. Centralny system fakturowania ułatwia dostęp do dokumentów, przyspiesza ich przetwarzanie i ogranicza ryzyko błędów wynikających z ręcznej obsługi.

Dzięki automatyzacji procesów fakturowania klienci zyskują spójny, uporządkowany zestaw danych, który wspiera bieżące rozliczenia, audyty i analizy kosztowe. Jednolity format e-faktur ułatwia ich archiwizację i integrację z systemami księgowymi wykorzystywanymi w firmach, co jest szczególnie istotne przy większych flotach pojazdów. Business Lease dba o to, aby te korzyści były dostępne bez konieczności angażowania klientów w większość technicznych aspektów wdrożenia.

Zmiany związane z KSeF wiążą się oczywiście z dostosowaniem systemów IT i procedur operacyjnych, jednak odpowiedzialność za większość tych procesów przejmuje Business Lease. Po stronie klienta leży dostosowanie swoich procedur do odbioru faktur. W efekcie KSeF staje się narzędziem wspierającym stabilność i transparentność rozliczeń, a nie dodatkowym obciążeniem administracyjnym.

Jak się przygotować do wprowadzenia KSeF z Business Lease?

KSeF zmienia sposób obsługi faktur, ale dla klientów korzystających z leasingu i wynajmu długoterminowego nie oznacza to rewolucji w codziennej pracy. To przede wszystkim zmiana technologiczna, która porządkuje obieg dokumentów i upraszcza rozliczenia, a nie komplikuje je po stronie użytkownika floty.

‍

‍